Compte-tenu de leurs activités, les associations sportives peuvent parfois organiser des déplacements hors de France. Mais quelles sont les obligations à respecter dans ce cadre ? Éléments de réponse dans cet article…
Dans le cadre de l'organisation d’un voyage à l’étranger avec leurs membres, les associations sont tenues de respecter un certain nombre d’obligations. Mais avant d’aborder ces obligations, il est nécessaire d’identifier précisément l’activité de l’association qui organise ledit déplacement…
En effet, pour une association à but lucratif qui intervient dans le secteur du tourisme, une immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours (visant à vérifier des garanties préalables, notamment l’aptitude professionnelle, la garantie financière et l’assurance de responsabilité civile professionnelle) est indispensable avant de partir.
Mais si le Code du tourisme oblige l’immatriculation de ces structures, il prévoit une exception à ce principe pour les associations à but non lucratif comme les associations sportives ! Ainsi l’article L 211-18 III du même Code explique que ces dernières ne sont pas tenues de satisfaire aux obligations citées dans le paragraphe précédent à condition que les fédérations auxquelles elles sont affiliées soient en mesure de le faire.
Généralement, les associations sportives organisent des voyages hors de France de manière occasionnelle. Cela peut parfois se produire dans le cadre de leurs Assemblées générales, mais cela survient surtout à l’occasion de compétitions internationales. Dans tous les cas, ces associations de type loi 1901 doivent prendre en compte plusieurs formalités avant le grand départ…
Contrat, communication & assurance
La première de ces formalités est la prévision d’un contrat de voyage. L’association sportive, dans l’hypothèse où elle paie des services d’un prestataire pour organiser le séjour de ses membres, doit s’assurer que ce document respecte des obligations liées au droit de la consommation. Dans le contrat, plusieurs mentions sont à indiquer : les identités et adresses des parties au contrat (y compris celle de l’assureur) ; les tarifs de la prestation ; les modalités de paiement ; les conditions de rupture contractuelle.
Il est important de préciser que le contenu des documents à communiquer à l’organisateur du déplacement doit être en conformité avec un formalisme*. Si les associations qui ont une immatriculation en leur nom propre doivent communiquer les documents contractuels et mentionner leurs dénomination et numéro d’immatriculation (ainsi que le nom et l’adresse de leur garant) sur leurs site Internet et correspondances, les associations sportives doivent, elles, uniquement indiquer le nom, l’adresse et le numéro d’immatriculation de leur fédération.
En outre, l’association doit communiquer à ses membres les informations qui découlent de l’organisation de ce voyage. Parmi toutes les informations à communiquer, on peut noter la destination, évidemment, mais également le prix, le moyen de transport, les dates, l’hébergement, les visites éventuellement prévues ou encore la restauration.
L’organisation d’un séjour à l’étranger par une association sportive est parfois susceptible de comporter des risques et la souscription à des assurances s’avère donc nécessaire pour être couvert. La structure doit informer les membres concerné·es par le déplacement et préciser son niveau de responsabilité avant tout embarquement.
En l’espèce, l’association doit souscrire aux assurances suivantes : assurance responsabilité civile des participant·es et des encadrant·es ; assurance annulation pour les voyages organisés par un prestataire ; assurance de voitures utilisées pour les déplacements ; garantie perte de bagages.
Enfin, quid des formalités pour les mineur·es qui voyagent à l’étranger avec des associations sportives ? Le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères apporte des précisions sur le séjour d’enfants de parents français·es. En effet, le/la mineur·e non accompagné·e par un·e titulaire de l’autorité parentale qui voyage hors de France doit avoir sur lui les documents suivants : original du formulaire du Cerfa 15646 signé par une personne ayant l’autorité parentale ; pièce d’identité valide du mineur (carte d'identité ou passeport avec un visa selon le pays de destination) et la copie d'un justificatif d'identité du parent signataire.
* Principe juridique selon lequel une formalité ou un écrit sont exigés par la loi pour la validité d'un acte, d'un jugement, d'une procédure. (Larousse)
Ahmadou Tidiane Ly