Si un bénévole ne doit pas s'enrichir à travers son activité associative, il est préférable qu'il ne s'appauvrisse pas pour autant. L'association a la possibilité de rembourser les dépenses effectuées par le bénévole, lorsque celui-ci a agit pour le compte de l'association. Toutefois, un certain nombre de conditions doivent être respectées pour que les sommes versées ne soient pas requalifiées en salaire.
Le remboursement des frais engagés par le bénévole
L'association peut donc procéder au remboursement des frais engagés personnellement par un bénévole (ou un salarié s'il agit en dehors de ses missions de travail) à condition toutefois de respecter 3 règles :
• ces frais doivent être réels,
• ces frais doivent être engagés pour le besoin de l'activité associative,
• ces frais doivent être justifiés.
Pour éviter toute dérive du système, il est fortement conseillé aux associations de mettre en place un système de «note de frais». Pour obtenir le remboursement de ses frais, le bénévole devra remplir rigoureusement une note de frais qu'il communiquera à l'association en plus des justificatifs de paiement (factures, tickets de caisse, etc.).
L'association a également intérêt à mettre en place des règles pour encadrer les remboursements des frais engagés, en les insérant par exemple dans son règlement intérieur. À ce titre, elle peut par exemple préciser quelles sont les frais remboursables (transport, nourriture...), fixer un ou des plafond(s) de remboursement, établir des règles de calcul etc. Les remboursements des frais engagés ne correspondent pas à des revenus pour le bénévole qui les perçoit, par conséquent ils ne sont pas imposables.
L'association a pour obligation de conserver les justificatifs de paiement pendant 4 ans. En l'absence de justificatifs, si un contrôle survenait, il y aurait de fortes chances que les sommes perçues par les bénévoles pour rembourser les frais engagés, soient requalifiées en salaire. Ceci peut avoir des conséquences financières importantes, tant pour l'association (versement des charges sociales, taxe sur salaire etc. ), que pour le bénévole (impôt sur le revenu).
Remboursements forfaitaires... méfiance
Le remboursement des frais peut également se faire «au forfait». Dans ce cas, l'approximation par rapport aux dépenses engagées doit être suffisamment sérieuse pour justifier sa nature forfaitaire (cela peut être le cas des remboursements des frais kilométriques pour des déplacements hebdomadaires par exemple). L'association doit obligatoirement conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. En tout état de cause, il est plus raisonnable pour les associations de ne pas recourir à la méthode forfaitaire qui entrainera beaucoup plus de méfiance de la part de l'Urssaf en cas de contrôle.
S'agissant du remboursement des indemnités kilométriques, l'association sportive doit obligatoirement se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques, applicable tant aux salariés qu’aux bénévoles et revalorisé chaque année (voir encadré).
L'abandon des frais engagés par le bénévole
S'il ne souhaite pas obtenir le remboursement des frais qu'il a engagé au nom de l'association, le bénévole peut décider d'en faire don à l'association. Dans ce cas, le don ouvre droit à une réduction fiscale pour le bénévole. Toutefois, cette réduction fiscale ne sera possible que dans l'hypothèse où l'association est d'intérêt général au sens de l'article 200 du code général des impôts, ce qui est généralement le cas des associations sportives. La réduction fiscale est de 66 % du montant déclaré des frais non remboursés, dans la limite de 20 % des revenus imposables.
Là encore il y a des conditions à respecter :
• les frais doivent engagés strictement en vue de la réalisation de l’objet social de l'association sportive,
• les frais doivent être constatés dans les comptes de l'association,
• le bénévole doit renoncer expressément au remboursement de ces frais.
Par ailleurs, pour justifier du don auprès de l'administration fiscale, le bénévole devra transmettre à cette dernière un reçu dûment rempli par l'association (Cerfa n° 11580*03).
Barème fiscal des remboursements kilométriques
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